VÅRT RÖSTNINGSVERKTYG FÖR ÅRSSTÄMMAN

- Med Inderes kan du få både högkvalitativa årstämmor samt produktion och design för ditt möte, allt under ett och samma tak.

- Vi har lång erfarenhet av bolagsstämmor i företag noterade på en eller flera marknadsplatser. Vi är mer kända för processerna för trippelnoterade företag än våra konkurrenter och har samarbetat med trippelnoterade företag i flera år. Med andra ord är vi en erfaren och pålitlig tjänsteleverantör även för trippelnoterade företag.

- Vår teknik anses vara modern och användarvänlig och erbjuder en trevlig användarupplevelse för både aktieägare och kunder. Den stöder flerspråkiga funktioner och kan användas för trippelnoterade företag. Vår teknik anses också vara mycket säker och används av företag med höga datasäkerhetsstandarder. Förutom traditionella bolagsstämmor möjliggör vår teknik även stressfria hybrid- och virtuella möten.

- Vi har den största marknadsandelen på vår marknad. Genom denna stora kundbas har våra bolagsstämmoexperter, eller AGM-specialister, skaffat sig lång erfarenhet av möten i olika storlekar och format. Denna erfarenhet gör det möjligt för våra experter att hantera speciella situationer, såsom mer komplexa röstningsscenarier. Vi ser detta som en betydande styrka eftersom en lyckad bolagsstämma kräver situationsmedvetenhet, lyhördhet och erfarenhet utöver ett robust IT-system. Våra kunder kan lita på vår starka expertis genom hela projektet. Vår stora marknadsandel gör det möjligt för oss att upprätthålla ett väldimensionerat expertteam, vilket garanterar oss tillräckliga resurser för att stödja våra kunder med hög kvalitet under den hektiska bolagsstämmosäsongen.

- Som en del av vår tjänst kontrollerar vi EU:s sanktionslistor och informerar kunden om eventuella resultat.

- Som vår kund drar du nytta av Inderes som partner när det gäller synlighet genom distribution. Våra kanaler når en bred Inderes-community, som inkluderar både befintliga aktieägare och de som på annat sätt är intresserade av innehållet.

 

Kostnaderna för att organisera ett bolagsmöte varierar beroende på våra kunders behov och krav. Faktorer som påverkar prissättningen inkluderar:

- Mötesformat (distans, hybrid, virtuellt)
- Antal deltagare
- Mötesplats (vår studio, partnerns lokaler, kundens lokaler)
- Behov av våra designtjänster för mötets visuella utseende och varumärkesbyggande
- Behövlig hjälp på mötesplatsen, såsom hantering av registreringar

Genom att kontakta oss direkt får du den bästa förståelsen för den totala kostnaden för ett bolagsmötespaket som uppfyller dina behov och preferenser.

Årsstämma ska hållas inom sex månader efter räkenskapsårets utgång. Extra bolagsstämma ska sammankallas om:

1) Det anges i bolagsordningen;
2) Styrelsen anser det nödvändigt;
3) Revisorn eller aktieägare som innehar totalt en tiondel eller en mindre andel som anges i bolagsordningen av samtliga aktier skriftligen begär det för behandling av ett specifikt ärende. Kallelse till stämman ska lämnas in inom två veckor för ett privat aktiebolag och inom en månad för ett publikt aktiebolag efter att ha mottagit begäran;
4) Förvaltningsrådet anser det nödvändigt och har rätt enligt bolagsordningen att besluta om sammankallande av extra årsstämma.

 

I ett bolag som tillhör värdeandelssystemet har aktieägare som är registrerade åtta bankdagar före stämman (avstämningsdagen för stämman) rätt att delta i årsstämman.

En förvaltarregistrerad aktieägare kan tillfälligt registreras i aktieägarregistret för att delta i årsstämman om de har rätt att registreras i registret på avstämningsdagen baserat på sina aktier. Anmälan om tillfällig registrering måste göras senast det datum som anges i stämmokallelsen, vilket måste infalla efter avstämningsdagen.

Förändringar i aktieinnehav efter avstämningsdagen påverkar inte rätten att delta i årsstämman eller aktieägarens rösträtt.

En aktieägare kan utöva sina rättigheter vid årsstämman genom ombud. En aktieägare kan ha flera ombud som representerar aktier på olika värdepapperskonton. Ombudet måste uppvisa en daterad fullmakt eller på annat tillförlitligt sätt visa sin rätt att företräda aktieägaren. Fullmakten gäller för en stämma om inte annat anges i fullmakten.

En aktieägare och dennes ombud får också ha ett biträde närvarande vid stämman.

Dessutom har styrelseledamöter, förvaltningsnämnd och verkställande direktör rätt att närvara vid årsstämman, såvida inte stämman beslutar annat i ett enskilt fall.

Revisorn och den hållbarhetsrevisor som rapporterar om revisorn har rätt att närvara och yttra sig vid mötet med enhetens eller stiftelsens styrelseorgan där frågor som rör deras arbetsuppgifter behandlas.

Årsstämman kan även tillåta andra personer att närvara.

 

I Finland innebär direkt ägande av aktier i börsnoterade företag att aktierna registreras direkt på investerarens personliga värdeandelskonto, vilket gör den verkliga ägaren tydligt synlig i värdeandelssystemet. Aktieägaren är direkt ansvarig för alla beslut och rättigheter relaterade till sitt ägande, såsom rösträtt vid bolagsstämman och mottagande av utdelning. En direkt ägare av aktier använder inte mellanhänder, såsom en förvaltarregistrering, utan istället registreras aktierna direkt i deras namn. Värdeandelskontot visar ägarens namn och andra relaterade ägaruppgifter.

I Finland är förvaltarregistrering av aktier i finska börsnoterade företag endast tillåten för utländska investerare. I detta fall registreras aktierna i värdeandelssystemet i en förvaltarregistrerad innehavares namn, inte den verkliga ägaren. Förvaltarregistreringsinnehavaren kan vara förvaltaren av värdeandelskontot, en centralbank eller en värdepappersförvarare. Kontoförvaltare är oftast olika investeringsföretag och banker. Den verkliga ägaren utövar sina rättigheter genom kontoförvaltaren, vilket innebär att information om deltagande i bolagsstämmor, utövande av rösträtt och mottagande av utdelning kommuniceras via kontoförvaltaren. Om en förvaltarregistrerad aktieägare vill delta personligen i bolagsstämman måste de kontakta kontoförande institut, som vidarebefordrar informationen till Inderes Oyj.

 

Vid en traditionell årsstämma deltar aktieägarna fysiskt på plats. Inderes Oyj erbjuder sina kunders aktieägare möjligheten att följa en traditionell årsstämma via en webbsändning i realtid. Under webbsändningen har aktieägarna dock inte möjlighet att ställa frågor, lämna motförslag, tala eller rösta. Att enbart följa webbsändningen av den traditionella stämman anses inte vara deltagande i eller utövande av aktieägarrättigheter. En aktieägare som följer årsstämman via webbsändning kan utöva sin rösträtt genom att förhandsrösta om en punkt på dagordningen, om förhandsröstning är tillgänglig vid stämman.


Aktieägare kan ges möjlighet att lämna skriftliga frågor och kommentarer under webbsändningen av en traditionell årsstämma. Sådan kommunikation utgör inte formellt deltagande i bolagsstämman och tillåter således inte utövande av aktieägarrättigheter enligt aktiebolagslagen, såsom rätten att ställa frågor eller tala.


En webbsändning kan vara sluten, endast tillgänglig för aktieägare eller öppen för både aktieägare och icke-aktieägare. En sluten webbsändning gör att mötet...

Däremot kan aktieägarna vid ett hybridmöte delta fullt ut och utöva sina rättigheter under mötet antingen genom att närvara personligen eller via distansanslutning.

Ett virtuellt möte skiljer sig från ett traditionellt och hybridmöte endast vad gäller platskrav. En virtuell årsstämma hålls helt online utan en fysisk mötesplats. Aktieägare kan delta fullt ut på distans och utöva alla aktieägarrättigheter, såsom att ställa frågor, tala och rösta, precis som de skulle göra vid en traditionell årsstämma. Aktieägare kan delta i ett virtuellt möte utan problem med uppdaterad internetanslutning och de tekniska verktyg som tillhandahålls av Inderes Oyj. Mötets ordförande och sekreterare kan ansluta direkt från en studio, som är extremt enkel att hyra genom oss. Vi har tillgång till flera högkvalitativa studior, vilket säkerställer en professionell och juridiskt korrekt årsstämma.

 

Inderes Oyj erbjuder sina kunders aktieägare ett lättanvänt, tillförlitligt och juridiskt korrekt sätt att följa årsstämman i realtid via en fjärranslutning. Vår Videosync-plattform kräver inte att användarna laddar ner någon ytterligare programvara. För att delta i stämman behöver aktieägarna bara en internetanslutning och en enhet som en dator, smartphone eller surfplatta med högtalare eller hörlursuttag. Plattformen fungerar med alla vanligaste webbläsare, såsom Chrome, Firefox, Edge, Safari eller Opera.

Deltagarna identifieras vid elektronisk registrering med hjälp av internetbankuppgifter eller ett mobilcertifikat. Deras kontaktuppgifter samlas in under registreringsprocessen och deras personliga deltagarlänk och lösenord skickas till dem. Deltagarlänken är personlig och kan endast användas för att logga in från en IP-adress. Om deltagaren delar länken kan aktieägaren därför inte själv delta i stämman. Telefonregistreringar eller förhandsröstning via telefon accepteras inte eftersom personlig identifiering inte kan verifieras via telefon.

I början av röstningsprocessen bekräftar vi röstningsalternativen med ordföranden, och baserat på detta konfigurerar vi röstningen. När ordföranden meddelar att röstningen har börjat aktiverar vår tekniker automatiskt röstningsalternativen på den deltagande aktieägarens skärm via fjärranslutning. Omröstningen kan ändras tills omröstningen förklaras avslutad.

Aktieägare beviljas i allmänhet ordet i den ordning de begär att få tala. Aktieägare kan se sin position i kön från bolagsstämmovyn. Talartid beviljas under det namn som aktieägaren registrerat sig med för stämman. När ordet beviljas aktiveras aktieägarens mikrofon. Aktieägaren måste sedan slå på ljudet för sin mikrofon så att andra kan höra dem. När aktieägaren vill avsluta sin tur kan de avsluta sitt anförande och återgå till deltagarläget, där de kan begära en ny tur om så önskas.

Ordföranden har befogenhet att bestämma vem som kan tala vid varje given tidpunkt. Ordföranden ser också alla aktieägare som begär att få tala i realtid och kan, vid behov, tilldela ordet till en specifik aktieägare och därmed kringgå kön. Ordföranden har också rätt att stänga av ljudet för en aktieägare om det behövs.

 

Både hybridmöten och distansmöten medför tekniska risker, såsom avbrott i nätverksanslutningar eller fel i systemet för distansdeltagande, vilket kan störa mötet och hindra aktieägare från att utöva sina rättigheter, såsom att tala eller rösta. I värsta fall kan alla deltagare förlora anslutningen. Långvariga avbrott kan påverka giltigheten av mötesbeslut. Om en avbrott inte kan lösas snabbt kan mötet behöva avbrytas och fortsättas vid ett senare tillfälle.

Inderes Oyj har organiserat hundratals årsstämmor och evenemang med virtuella inslag. Vårt avancerade bolagsstämmosystem och kontinuerliga utveckling säkerställer att våra kunders möten fortskrider utan fel, och eventuella avbrott identifieras och hanteras snabbt och effektivt. Till exempel övervakar vi deltagarantalet under hela mötet och kan omedelbart upptäcka om någon deltagare har "avbrutit". Dessutom kan deltagarna ringa oss före eller under mötet om de stöter på tekniska problem.